Większość pracy w Excelu opiera się na tabelach z danymi. Czasami zachodzi potrzeba uporządkowania tych danych w odpowiedniej kolejności, czyli posortowania. W wyniku sortowania zmienia się kolejność wierszy w tabeli.
Przyciski sortowania
Sortowanie jest na tyle popularną czynnością, że Twórcy Excela umieścili to narzędzie w więcej niż jednym miejscu. Przyciski sortowania możesz znaleźć w zakładce Dane oraz w zakładce Narzędzia główne.
Aby sortowanie poprawnie się wykonało musisz:
- Zaznaczyć w tabeli jedną komórkę. Ta komórka powinna znajdować się w kolumnie, według której chcesz sortować tabelę.
- Przejdź do narzędzi sortowania w jednej z zakładek:
Zakładka Dane – kliknij przycisk sortowania rosnącego lub malejącego.
Zakładka Narzędzia główne – kliknij przycisk Sortuj i filtruj, a następnie wybierz z listy sortowanie rosnące (AZ) lub malejące (ZA).
Sortowanie liczb
W przypadku sortowania ważny jest odpowiedni format danych w kolumnie. Można wyróżnić najbardziej popularne i najczęściej występujące typy danych:
- Liczby (również wartości logiczne: PRAWDA i FAŁSZ)
- Daty
- Teksty (również wartości błędów)
Niezależnie od typu danych, które znajdują się w wybranej kolumnie, dane zawsze mogą być sortowane rosnąco albo malejąco, jednak komendy sortowania będą brzmiały nieco inaczej:
- Liczby – od najmniejszych do największych lub od największych do najmniejszych
- Daty – od najstarszych do najnowszych lub od najnowszych do najstarszych
- Teksty – od A do Z lub od Z do A
Pamiętaj, że jeśli w kolumnie są różne typy danych, to Excel sprawdza, których jest najwięcej (liczb, dat, czy tekstów) i do tego typu danych wyświetla nazwy opcji sortowania.
Problemy przy sortowaniu liczb
Może zdarzyć się sytuacja, że wyniki sortowania nie są takie, jak przewidujesz. Być może wynika to z tego powodu, że nie wszystkie liczby są przechowywane jako wartości liczbowe i być może w kolumnie znajdują się np. liczby przechowywane jako tekst. Przed sortowaniem zadbaj więc o odpowiedni format swoich danych.