Wyobraź sobie sytuację, że posiadasz obszerną tabelę z informacjami na temat kilku tysięcy pracowników i musisz znaleźć informacje na temat konkretnego. Wyszukiwanie w tradycyjny sposób byłoby zadaniem prostym, ale wyniki prezentowałyby się nieprzejrzyście, natomiast ręczne wyszukanie takiej osoby byłoby zadaniem pochłaniającym sporą ilość czasu.
W takich sytuacjach z pomocą przychodzi narzędzie filtrowania. Jest to narzędzie, które sprawia, że w tabeli wyświetlone zostają dane zawierające określone kryteria, jak np. pracownik o nazwisku Nowak. Pozostałe dane w tym czasie zostają chwilowo ukryte. W każdej chwili możesz zmienić dotychczasowe kryteria, jak również usunąć filtrowanie i tym samym przywrócić tabelę do pierwotnego wyglądu. Specyficzne opcje filtrowania dostępne są dla tabeli przestawnej.
Aby przefiltrować dane wykonaj następujące czynności:
- Zaznacz dowolną komórkę w tabeli, do której chcesz dodać filtr i przejdź do zakładki Dane.
- Po wyświetleniu się zakładki wybierz narzędzie Filtruj znajdujące w obszarze Sortowanie i filtrowanie lub naciśnij skrót CTRL+SHIFT+L. Filtr dodany zostaje do nagłówka, a więc pierwszego wiersza w danej tabeli. Rozpoznasz go po strzałkach, które pojawią się w wierszu nagłówkowym.
- Rozwiń strzałkę przy kolumnie, po której chcesz przefiltrować dane.
- Pojawi się nowe okno, w którym znajduję się lista zawartości w danej kolumnie. Jeżeli chcesz wyświetlić dany element zaznacz pole znajdujące się obok niego, jeżeli chcesz usunąć odznacz to pole. Jeżeli na liście znajduję się dużo elementów możesz wykorzystać pole Wyszukaj do znalezienia poszukiwanej pozycji. Na samym końcu listy zawsze znajdują się komórki puste i zawierające błędy.
- Po wybraniu pozycji i naciśnięciu OK dane zostaną przefiltrowane. Aby usunąć Filtr wystarczy, że naciśniesz skrót CTRL+SHIFT+L lub naciśniesz przycisk Filtruj w zakładce Dane.
Po wykonaniu powyższych operacji twój zestaw danych zostanie przefiltrowany. Możesz na nim wykonywać dowolne operacje, np. sortowanie czy wstawianie wykresów.